Inleiding omtrent IST-SOLL-GAP model
Vaak stuiten we op uitdagingen bij het analyseren van problemen. Het kan gaan om onduidelijkheden, misverstanden of zelfs het volledig over het hoofd zien van belangrijke aspecten. Dit kan leiden tot oplossingen die niet effectief zijn, of erger nog, het probleem verergeren. Ons doel met deze blogpost is om deze hindernissen te overkomen door middel van heldere stappen en praktische technieken.

Of je nu een professional bent die dagelijks complexe uitdagingen aangaat, een student die leert problemen systematisch aan te pakken, of gewoon iemand die zijn vaardigheden in probleemoplossing wil verbeteren, deze gids heeft voor elk wat wils. Na het lezen ervan, zal je beter uitgerust zijn om problemen op een gestructureerde en effectieve manier aan te pakken.

In de inhoud van de blog zullen we ons richten op het identificeren van de kern van het probleem, het toepassen van analytische frameworks en het omarmen van creatieve oplossingsprocessen. Dit alles wordt gepresenteerd op een manier die informatief is, maar toch toegankelijk voor een breed publiek.

Opstarten van het “project”
Uit ervaring kan ik stellen dat het opstarten van een project het beste staat met een goede projectdoelstelling neer te zetten. Je kunt deze doelstelling ook zien als de “Soll” situatie beschrijven. Dit is niets meer dan samen met je stakeholders de gewenste situatie definiëren. Zoals procestotsucces (ThemeGrill, 2020) stelt:

“Om een GAP analyse te kunnen doen heb je naast inzage in de huidige situatie (IST) moet je weten waar je naartoe wilt, of anders gezegd wat het doel is of de gewenste situatie. Deze gewenste situatie wordt SOLL genoemd”

Maar ook leanpeople(Roos, 2023) heeft een dergelijke leus:

“Hoe scherper je een doel benoemt, hoe makkelijker je het jezelf maakt om hier naartoe te werken.”

Nu je weet waar je naar toe gaat werken kun je gerichter een analyse doen van de huidige situatie waarin je direct lijntjes naar de toekomstige situatie kunt gaan leggen. Dit laatste is dan ook belangrijk omdat je op deze wijze effectiever bent dan dat je via de volgorde: huidige, gewenste, overbrugging tussen huidig en gewenste situatie volgorde uitzet. En laten wij nu net “koning” zijn in een productievere omgeving neer te zetten.

De huidige situatie analyseren
De IST (huidige situatie analyseren) is voor iedereen hetzelfde. Of het nu gaat om een academische, zakelijke, technische, of maatschappelijke kwestie, dient aan verschillende belangrijke criteria te voldoen om helder en bruikbaar te zijn. Hier is een kort overzicht:

Vijf items waarvan ik in de afgelopen tijd heb ervaren die het meest belangrijk zijn:
Duidelijke Omschrijving: Het probleem moet helder en begrijpelijk worden omschreven. Dit houdt in dat het in eenvoudige en directe taal wordt gepresenteerd, zodat de lezer de aard en de omvang van het probleem gemakkelijk kan begrijpen.
Context en Relevantie: De achtergrond en de context waarin het probleem zich voordoet, moeten worden vermeld. Dit helpt om het belang en de urgentie van het probleem te begrijpen. De relevantie kan betrekking hebben op een bepaalde groep mensen, een geografisch gebied, een industrie, enz.
Specifieke Details en Voorbeelden: Concrete details en voorbeelden maken een probleemstelling sterker en meer overtuigend. Dit kunnen statistieken, specifieke gebeurtenissen, of case studies zijn die het probleem illustreren.
Omvang van het Probleem: Het is belangrijk om aan te geven hoe groot het probleem is. Dit kan betrekking hebben op het aantal mensen dat wordt beïnvloed, de geografische spreiding, de ernst van de impact, enz.
Potentiële Impact: Beschrijf de mogelijke gevolgen als het probleem niet wordt aangepakt. Dit kan zowel de korte- als langetermijneffecten omvatten.

Van Huidige situatie naar toekomstige situatie
Binnen onderzoek noemen ze dit ook wel eens de GAP-analyse. De overbrugging tussen huidige situatie naar de gewenste situatie. (Admin, 2023) schrijft:

“Door gericht te kijken naar de huidige prestaties en de gewenste prestaties, kan een “gap” worden geïdentificeerd en worden aangepakt waardoor het bedrijf of afdeling efficiënter kan groeien en verbeteren.”

Kortom is een GAP-analyse bij een IST-SOLL (huidige situatie – gewenste situatie) evaluatie is een belangrijke stap in veel bedrijfsprocessen en projectmanagement. Waarom?

Identificeren van Verschillen: Het primaire doel van een GAP-analyse is om de verschillen of ‘gaps’ tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste toekomstige situatie (SOLL) te identificeren. Dit helpt organisaties te begrijpen wat er nodig is om van de huidige naar de gewenste staat te gaan.
Strategische Planning: Door duidelijk de hiaten in prestaties, middelen, vaardigheden of andere gebieden te identificeren, kunnen organisaties gerichte strategieën ontwikkelen om de problemen te overbruggen. Dit maakt de planning efficiënter en doelgerichter.
Prioritering van Acties: Een GAP-analyse helpt bij het stellen van prioriteiten door te bepalen welke gebieden de meeste aandacht nodig hebben en wat het meeste voordeel zou opleveren.

Ontwikkelen van een Verbeterplan
Na de IST-SOLL-GAP methodiek toegepast te hebben is het zaak om te starten aan een Actieplan (ook wel verbeterplan).

• Analyse van de Resultaten: Na het identificeren van de ‘gaps’ tussen de IST (huidige situatie) en de SOLL (gewenste situatie), wordt een gedetailleerde analyse uitgevoerd om de oorzaken van deze verschillen te begrijpen.
• Doelstellingen Bepalen: Op basis van deze analyse worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen gesteld om de geïdentificeerde ‘gaps’ aan te pakken.
• Strategieën en Acties Ontwikkelen: Voor elk doel worden strategieën en actiestappen ontwikkeld. Dit omvat het definiëren van de benodigde middelen, verantwoordelijkheden, tijdlijnen en mogelijke risico’s.
• Stakeholderbetrokkenheid: Het betrekken van relevante stakeholders is cruciaal voor het succes van het plan. Dit zorgt ervoor dat alle betrokken partijen op één lijn zitten en begrijpen wat er van hen verwacht wordt.
• Budgettering: Indien nodig, wordt een budget opgesteld voor de implementatie van het plan.

Uitvoeren van het verbeterplan
Na de ontwikkeling van het verbeterplan starten we met de uitvoer ervan.

• Implementatie: Dit is de fase waarin de geplande acties daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit vereist effectief projectmanagement en toezicht om ervoor te zorgen dat activiteiten volgens plan verlopen.
• Monitoring en Controle: Gedurende het implementatieproces wordt voortdurend gemonitord of de acties leiden tot de gewenste veranderingen. Dit omvat het bijhouden van voortgang, het meten van prestaties en het aanpassen van acties indien nodig.
• Communicatie: Voortdurende communicatie met alle betrokkenen is essentieel om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang en eventuele wijzigingen in het plan. Men heeft ook wel eens over Governance. Wat zegt Governance over training van medewerkers.

Evaluatie en Feedback
Na beide fasen start de evaluatie en feedback fase.

• Na de implementatie wordt het project geëvalueerd om te beoordelen of de doelstellingen zijn bereikt en om lessen te trekken voor toekomstige projecten.
• Feedback van stakeholders wordt verzameld en geanalyseerd.

Deze stappen vormen een iteratief proces. Op basis van de evaluatie en feedback kan het nodig zijn om terug te gaan naar de planningfase om verbeteringen of aanpassingen te maken. Het uiteindelijke doel is om een continue verbetercyclus te creëren, waarbij regelmatig wordt beoordeeld of de realiteit nog overeenkomt met de gewenste situatie en of nieuwe ‘gaps’ moeten worden aangepakt. Deze stap is natuurlijk afhankelijk van de aard van het probleem.

Bronnen
ThemeGrill. (2020, May 9). GAP-analyse – Proces tot succes. Proces Tot Succes. https://www.procestotsucces.nl/gap-analyse/
Roos. (2023, June 28). Een goede projectdoelstelling. Lean People. https://leanpeople.nl/projectdoelstelling-formuleer-concreet-het-resultaat/
Admin. (2023, May 29). IST Soll, een heldere uitleg en duidelijk voorbeeld. Optie24. https://optie24.nl/algemeen/ist-soll/