Probleemstelling: Als parttime medewerker, merkte ik vaak dat ik vergat mijn afwezigheidsmeldingen in Outlook in te schakelen op mijn vrije dagen. Dit leidde tot een constante stroom van e-mails, waarop ik me dan toch verplicht voelde te reageren, zelfs op mijn vrije dagen.
In deze initiële fase heb ik de noodzaak voor automatisering grondig onderzocht. Dit betrof een evaluatie van de bestaande processen voor het activeren van afwezigheidsmeldingen en het identificeren van de knelpunten en uitdagingen die verbetering behoefden.
Vervolgens heb ik de scope van het project vastgesteld. Dit hield in dat ik nauwkeurig de vereiste functionaliteiten, de te integreren systemen, en de doelgroep van gebruikers definieerde om een duidelijk projectkader te scheppen.
In deze stap verzamelde ik waardevolle inzichten van toekomstige gebruikers. Door gesprekken aan te gaan met medewerkers, kwam ik tot een begrip van hun wensen en vereisten voor een geoptimaliseerde afwezigheidsmeldingservaring.
Gebaseerd op de verzamelde informatie, heb ik een gedetailleerd ontwerp opgesteld. Dit omvatte het uitwerken van de workflow, het vaststellen van trigger-logica en het ontwerpen van een intuïtieve gebruikersinterface, indien nodig.
In deze fase begon het concrete bouwen van de automatiseringsflow in Power Automate. Hier configureerde ik de benodigde triggers, voorwaarden, en acties, en integreerde ik met externe systemen zoals Outlook.
Automatisch nieuwe aanmeldverzoeken controleren en beoordelen met AI. En aanmeldingen goedkeuren, afwijzen of voor handmatige beoordeling doorsturen.
Dankzij deze automatisering is de werkervaring van onze medewerkers aanzienlijk verbeterd. Zij hoeven zich geen zorgen meer te maken over het handmatig instellen van afwezigheidsmeldingen, wat bijdraagt aan een gezondere werk-privébalans. De oplossing heeft zich bovendien bewezen als gebruiksvriendelijk en flexibel in onderhoud en aanpassing, ideaal voor zowel nieuwkomers als ervaren gebruikers binnen onze organisatie.
